V Tomto Článku:

Cílem programu schůzek je zajistit, aby účastníci měli představu o tom, kam se diskuse vedou. Poskytuje také časový rámec, aby každý zúčastněný věděl, kdy bude schůzka uzavřena. Vytvořte šablonu agendy rychlého schůzky ve správném formátu, abyste měli vše, co musíte udělat, aktualizovat pro každou relaci.

Formát seznamu

Při psaní agendy schůzky je třeba jej formátovat v číselném a abecedním seznamu podle pořadí událostí. Standardní formát má slovo "Agenda" v horní části stránky. V poli "agenda" napište název společnosti, datum a čas konání schůzky. Každá hlavní položka programu je postupována číslem nebo římskou číslicí: "I. Úvod, II. Korespondence". V každé hlavní kategorii přidejte podrobnější popisy, které předchází písmeno v abecedním pořadí. Zde je příklad: "a. Obecný úvod, b. Zavedení nových členů." Pokračujte v této sekvenci pro všechny položky a popisy agendy.

Obrys

Základním rámcem programu schůze je především úvod, následovaný zápisy z předchozí schůzky (bod odůvodnění a schválení), zprávy, nové obchody, diskusní příspěvky (v pořadí významu) a uzavření. Jedná se o základní vodítko pro agendu - samozřejmě můžete přidat své vlastní položky v pořadí, které dáváte přednost.

Časové odhady

Měli byste rovněž zahrnout časové odhady pro každou položku ve své agendě. Použijte časové bloky v minutách nebo hodinách pomocí realistických odhadů. Poslanec schůze (obvykle tajemník nebo manažer) pak může použít tyto pokyny k tomu, aby schůzku udržel na správné cestě. Takže například můžete přidat pod "úvodní položku" úvodní slovo "3 minuty" a "15 minut" za každou položku, kterou chcete diskutovat.

Odpovědnosti

Kromě odhadů času setkání také obsahuje jméno osoby, která je odpovědná za vedení každé diskuse. Jste-li vy nebo manažer jedinou osobou, která plánuje uspořádat schůzku, je to zbytečné. Pokud však máte různé členy týmu přidělené každému úkolu v pořadu jednání, uveďte jména. Například pokud sekretářka dává zápis, zadejte její jméno vedle položky v seznamu.


Video: